Randvoorwaarden & Stappenplan Procesevaluatie Multidisciplinair casusoverleg

Waarom?

Een procesevaluatie voer je uit om na te gaan of de uitvoering van de interventie - of een onderdeel daarvan - verloopt zoals gepland. Ook geeft het inzicht in tussentijdse geleerde lessen en kun je op basis daarvan bijsturen.

Wanneer?

De procesevaluatie heeft meerwaarde wanneer de interventie al enige tijd wordt uitgevoerd. Vuistregel: voor minimaal 1/3 deel.

Randvoorwaarden

1. Plan van aanpak. Een uitgewerkt plan van aanpak waarin minimaal de probleemstelling, doel, activiteiten, werkwijze, verwachte opbrengsten en resultaten zijn beschreven.
2. Evaluatie als startpunt, niet als eindpunt. Idealiter wordt het doorvoeren van het multidisciplinair casusoverleg al tijdens het ontwerpen, werven en uitvoeren van de interventie gecontroleerd. Dit levert meer relevante data voor de procesevaluatie, dan wanneer op één moment alle informatie wordt verzameld. Denk vóór de start van een evaluatie al na over welke data beschikbaar moeten zijn voor het uitvoeren ervan.  
3. Draagvlak voor evaluatie bij alle stakeholders. Denk aan bestuurlijk draagvlak om de resultaten van de evaluatie daadwerkelijk te kunnen borgen. En aan draagvlak onder de uitvoerders van het multidisciplinair casusoverleg. Hun medewerking is nodig voor een succesvolle uitvoering van de evaluatie.  
4. Voldoende tijd en middelen. Maak vroegtijdig inzichtelijk welke inspanningen van wie worden gevraagd en maak daar heldere afspraken over. De benodigde tijd en middelen verschillen per evaluatie. Een algemene richtlijn is dat evaluatie 10% uitmaakt van het totale budget voor een interventie.
5. Objectiviteit. Voorkom tunnelvisie of groupthink. Voer de procesevaluatie met minimaal twee personen uit. En vraag bij voorkeur een buitenstaander (bijv. een collega die niet is betrokken bij het multidisciplinair casusoverleg) om mee te kijken met de uitvoering en opbrengsten van de evaluatie.

Stappenplan

Een procesevaluatie van de interventie multidisciplinair casusoverleg doorloopt negen stappen.

Stap 1: Stel een evaluatieteam samen van minimaal 2 personen: iemand die bij de uitvoering betrokken is en idealiter iemand die ervaring heeft in het doen van evaluaties en die op afstand van de interventie staat. Kijk voor meer informatie bij Wie voert de evaluatie uit?

NB: Een procesevaluatie kan goed door de gemeente zelf worden gedaan. De procesevaluatie liever uitbesteden aan een externe partij? Klik dan hier voor het stappenplan uitvraag procesevaluatie, het format externe uitvraag procesevaluatie en het bijbehorende voorbeeld.

Stap 2: Bereid de procesevaluatie voor met behulp van het Format ontwerp procesevaluatie multidisciplinair casusoverleg en het bijbehorende voorbeeld. Die vind je hier. Bepaal de gewenste bewijskracht van de procesevaluatie. Hoe meer data je verzamelt en hoe meer verschillende bronnen en dataverzamelingsmethoden je gebruikt, des te sterker de bewijskracht van de evaluatie. Een eenvoudige procesevaluatie kan bestaan uit het organiseren van een focusgroep met alle betrokkenen. Een procesevaluatie met meer bewijskracht bestaat uit een combinatie van dataverzamelingsmethodes. Bijvoorbeeld interviews met partijen uit het multidisciplinair casusoverleg of  een focusgroep met professionals die op basis van de uitkomsten en sturing van het multidisciplinair casusoverleg werken. Ook kwantitatieve data over het aantal signalen, actieve en gesloten casussen, maar ook de duur van casussen etc. kunnen inzicht bieden in het proces en de werking van het overleg. Ga voor meer tips naar Methoden en Technieken.

Stap 3: Maak afspraken met alle betrokken stakeholders over hun inzet en betrokkenheid bij de evaluatie.

Stap 4: Verzamel alle gedocumenteerde, relevante informatie en data  die al over het multidisciplinair casusoverleg beschikbaar zijn (samenwerkingsovereenkomst, voortgangsrapportages, kwantitatieve data  etc.).

Stap 5: Vorm een eerste beeld door de informatie te vergelijken met het oorspronkelijke plan van aanpak. Noteer de eerste bevindingen en welke informatie je mist om de bevindingen kracht bij te kunnen zetten.

Stap 6: Verzamel alle overige data, zoals vastgesteld in het format ontwerp procesevaluatie multidisciplinair casusoverleg en het voorbeeld.

Stap 7: Analyseer de gegevens. Bepaal op basis van deze analyse wat de nodige vervolgstappen zijn voor de doorontwikkeling van het multidisciplinair casusoverleg. Maak SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) afspraken over de vervolgstappen.

Stap 8: Deel de uitkomsten en de wenselijke vervolgstappen (ook wanneer welke vervolgstappen worden gedaan) in een evaluatierapport met de betrokken stakeholders.

Stap 9: Deel je resultaten en lessen met andere relevante partijen, zoals collega’s van andere (gemeentelijke) organisaties.